Recibo y vale de caja chica

La caja chica es una pequeña cantidad de efectivo que una empresa o un negocio tiene a mano para gastos menores y urgentes: un taxi, artículos de limpieza, fotocopias, un repuesto que no puede esperar a una orden de compra. Como son pagos pequeños y frecuentes, es fácil perderles la pista. Los recibos y vales de caja chica sirven justamente para que cada sol, peso o euro que sale de la caja tenga un papel que lo explique.

Recibo, vale y comprobante: qué es cada uno

En la gestión de caja chica se usan tres documentos que a veces se confunden:

• Comprobante del proveedor: la factura, boleta o ticket que entrega el comercio donde se compró. Es el documento que sirve para la contabilidad fiscal, cuando existe.
• Vale de caja chica: un documento interno que firma el empleado que retira dinero de la caja. Dice cuánto recibió, para qué y quién lo autorizó.
• Recibo: la constancia de un pago a alguien que no entrega comprobante, por ejemplo un cerrajero independiente o un vecino que hizo un mandado. También se usa para dejar constancia de cada reposición del fondo.

Cómo funciona un fondo de caja chica

La forma más habitual es el fondo fijo: se asigna un monto, por ejemplo 1.000 soles, y un responsable lo custodia. Cada gasto se paga con ese dinero y se respalda con un documento. Cuando el efectivo baja de cierto nivel, el responsable rinde cuentas: presenta los comprobantes y la empresa le repone exactamente lo gastado, para que el fondo vuelva a ser de 1.000 soles.

La regla que debe cumplirse siempre es:

Efectivo en caja + comprobantes y vales pendientes de reponer = monto del fondo.

Un ejemplo con números:

Si el fondo era de S/ 1.000,00, en la caja deberían quedar S/ 650,00 en efectivo. La reposición es de S/ 350,00, y con ella el fondo vuelve a su monto inicial. Si al contar hay S/ 640,00, faltan diez soles que alguien tendrá que explicar; por eso conviene contar la caja en cada rendición, delante del responsable.

Qué debe decir un vale de caja chica

• Número correlativo del vale.
• Fecha.
• Nombre de quien recibe el dinero.
• Importe en números y en letras.
• Para qué es el dinero, con el detalle suficiente para que alguien que no estuvo lo entienda.
• Firma de quien recibe y de quien autoriza.

Cuando el empleado retira dinero antes de comprar (por ejemplo, 100 soles para materiales cuyo precio exacto no sabe), el vale queda «abierto». Al volver, entrega la boleta y el vuelto, y el vale se cierra por el importe real gastado.

Cómo redactar un recibo de caja chica

Cuando se paga a una persona que no puede entregar comprobante, quien cobra firma un recibo como este:

Recibí de Inversiones Sánchez Vega S.A.C. la cantidad de ciento ochenta soles (S/ 180,00) en concepto de cambio de cerradura de la puerta trasera del local de Av. Arequipa 2450, Lince, incluidos materiales. Pagado en efectivo con fondos de caja chica.

Pide el nombre completo y el documento de identidad de quien cobra. Sin esos datos, el recibo vale poco si alguien revisa la caja después.

Buenas prácticas

• Un solo responsable por caja. Si dos personas manejan el mismo dinero, nadie puede responder por una diferencia.
• Un límite por gasto, por ejemplo 200 soles. Por encima, el pago va por el circuito normal de compras.
• Nada de préstamos personales con el dinero de la caja, ni siquiera por un día.
• Rendición periódica, semanal o mensual, aunque el fondo no se haya agotado, para que los comprobantes no se acumulen.
• Arqueos sorpresa de vez en cuando: contar la caja sin aviso y comprobar que la suma cuadra.
• Vales y recibos numerados, sin saltos. Un número anulado se guarda marcado como «anulado».

Reponer el fondo

Cuando el responsable rinde la caja, la empresa le entrega el importe de la reposición. Ese movimiento también merece su recibo: el responsable firma que recibió, por ejemplo, 350 soles para reponer el fondo, con la referencia de los comprobantes rendidos (vales 041 a 048, recibo 017). Así queda trazado todo el ciclo: el dinero sale de la empresa, se gasta con respaldo y vuelve a la caja.